1. GENERALIDADES

El Instituto Tolimense de formación Técnica Profesional “ITFIP”, identificado con NIT 800.173.719-0, ubicada en Calle 18 Carrera 1ª Barrio Arkabal Espinal, Tolima – Colombia, con números telefónicos (57+8)2483501-2483503-2480014-2480110 Fax: 2483502, en virtud de su condición de responsable de tratamiento de datos personales obtenidos en el marco de su función como institución de educación superior de carácter público y en procura de garantizar la protección de los derechos fundamentales de los titulares de los datos, da a conocer la política de tratamiento de datos personales de conformidad con el principio de autonomía universitaria, sus estatutos y los reglamentos internos.

El ITFIP hace la salvedad que bajo ningún concepto hace entrega o traslado de los datos a terceras personas con fines comerciales.

2. MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL

La Constitución Política reconoce a los ciudadanos, en su artículo 15, los derechos al buen nombre, habeas data, intimidad personal y familiar, así como el derecho a solicitar respecto a los datos personales su actualización y rectificación. Las leyes estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012 desarrollaron dichos derechos constitucionales que fueron a su vez reglamentados por los decretos 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.

Los principios de libertad, legalidad, veracidad o calidad de los datos, finalidad, circulación restringida, temporalidad, interpretación integral, seguridad, transparencia y confidencialidad se interpretarán en concordancia con el derecho a la educación, su función social, reglamentación y con el principio de autonomía universitaria que atañe a las universidades (arts. 67, 68 y 69 C. P.).

El tratamiento de la información personal de aspirantes, inscritos, estudiantes y graduados se adelantará de conformidad con los principios antes indicados y en el marco de lo dispuesto por la Ley 30 de 1992, los decretos reglamentarios 1767 de 2006 y 4968 de 2009 y la Resolución 1780 del Ministerio de Educación Nacional.

Las definiciones de los conceptos: autorización, bases de datos, dato personal, encargado del tratamiento, responsable del tratamiento, titular de la información, fuente de información, operador de información, tratamiento, usuario, dato público, dato semiprivado, dato privado, transmisión, transferencia, dato sensible, se entenderán de acuerdo con lo señalado en las normas que regulan la materia.

Respecto a los niños, niñas y adolescentes se actuará conforme a las disposiciones constitucionales (art. 44) y legales descritas en el Código de la Infancia y la Adolescencia, en pleno reconocimiento de sus derechos fundamentales, en especial al libre desarrollo de la personalidad e intimidad.

3. TRATAMIENTO

La recolección, uso, circulación y supresión de datos personales por parte del ITFIP tienen como fin el desarrollo de procesos administrativos, financieros y académicos propios de su actividad, la difusión de los productos de investigación y de los programas con oferta para el respectivo ciclo lectivo, y las demás actividades afines a la misión educativa. En aquellos casos en que no exista mandato legal que así lo supla, el ITFIP hará la solicitud de autorización al titular cuando los suministre a terceros según el procedimiento descrito en la ley, para el manejo de los datos personales de acuerdo con la finalidad que desarrolla la política aquí descrita.

Para el cumplimiento de los fines institucionales y cuando así se requiera, el ITFIP podrá contratar para que los servicios sean prestados por terceros, en estos casos la información que pueda contener datos de la comunidad ITFIP se trasladará con la suscripción de cláusulas de privacidad que permitan salvaguardar la intimidad del titular y la correcta prestación del servicio, y el cumplimiento de los demás deberes legales y constitucionales.

Es importante precisar que los datos derivados de la actividad educativa (institucionales, población estudiantil, recurso humano, entre otros) hacen parte del Sistema Nacional de Información de la Educación Superior a cargo del Ministerio de Educación Nacional1 y por tanto seguirán las reglas descritas en las normas previstas en el marco legal de esta política.

4. DERECHOS DEL TITULAR

El titular de los datos puede hacer uso de su facultad legal para:

• Conocer en cualquier tiempo la información que sobre su persona esté depositada en las bases de datos sujetas a tratamiento del ITFIP.

• Solicitar la rectificación y actualización de sus datos de las bases de datos sujetas a tratamiento por del ITFIP.

• Revocar la autorización de tratamiento de aquellos datos contenidos en las bases de datos a cargo del ITFIP y que no hagan parte del Sistema Nacional de Información de la Educación Superior.

• Ser informado de la solicitud de terceros, distinto a autoridades judiciales o administrativas, de obtener sus datos y a consentir, mediante autorización expresa, o negar la entrega de los mismos.

• Ejercer ante las autoridades competentes las acciones derivadas del incumplimiento de la política de tratamiento aquí descrita.

• Los demás que le sean otorgados por la Constitución y la ley.

5. ÁREA RESPONSABLE DE LA GARANTÍA DE DERECHOS DEL TITULAR

El área responsable de garantizar los derechos del titular de los datos que consten en las bases de datos a cargo del ITFIP es la Oficina de Gestión Jurídica.

En el caso de que el titular considere que se ha dado un uso inapropiado, se han incumplido las finalidades antes descritas o se han desconocido los mandatos legales o sus derechos fundamentales, el procedimiento que debe seguir es el siguiente:

1. El titular del dato o su representante deberá presentar comunicación por escrito donde conste su calidad, informe su interés y exprese de manera clara los fundamentos de su solicitud.

2. La misma deberá ser radicada en la unidad de atención al ciudadano en el primer piso del bloque del edificio o remitida al correo electrónico info@itfip.edu.co.

3. La oficina de Gestión Jurídica procederá a dar respuesta en un término máximo de cinco (5) días hábiles. En ella se señalará las medidas adoptadas con el fin de salvaguardar los derechos del titular.

6. PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS PERSONALES EN RYCA.

Los usuarios aspirantes a ingresar a un programa académico y los estudiantes de la institución son los que pueden acceder a la plataforma RYCA, por lo cual entregan y modifican información que les compete.

1. Para la entrega de información los aspirantes deben contener el pin de inscripción y e ingresar a la plataforma RYCA en el menú de admisión y diligenciar todo el formulario electrónico sin dejar espacios vacíos.
2. Para la Modificación los estudiantes deben ingresar con una cuenta de usuario y contraseña en el espacio de datos personales. En cuanto a los aspirantes que no hayan sido admitidos no podrán modificar  esta información y está sera utilizada por la institución para reportes estadísticos y para demás actividades contempladas en la ley.
3. los estudiantes y aspirantes no podrán eliminar esta información y está utilizada por la institución para reportes estadísticos y para demás actividades contempladas en la ley.

6. PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS PERSONALES EN ESPACIO PQRS.
   1. Para entrega y modificación de datos en el espacio PQRS debe ingresar al formulario ubicado en el portal web.

6. POLÍTICA DE COOKIES

La utilización de los sistemas de información y del portal web www.itfip.edu.co y sistemas de información implica el conocimiento y la aceptación a la instalación de las Cookies a las que se refiere esta Política de Cookies.

¿Qué son las Cookies?

Una cookie es un fichero que se descarga en su ordenador al acceder del Usuario a determinadas páginas web. Las cookies permiten a una página web, entre otras cosas, almacenar y recuperar información sobre los hábitos de navegación de un usuario o de su equipo y, dependiendo de la información que contengan y de la forma en que utilice su equipo, pueden utilizarse para reconocer al usuario.

Las Cookies, en función de quién gestiona el equipo o dominio desde los que se envían, pueden dividirse en Cookies propias (gestionadas por un equipo o dominio gestionado por el propio editor del sitio web) o Cookies de terceros (gestionados por terceras entidades que tratan los datos obtenidos a través de éstas).

Cookies utilizadas en este sitio web y en los sistemas de información

El ITFIP en su sitio web www.itfip.edu.co y en los sistemas de información, emplea cookies, técnicas estrictamente necesarias que permiten al usuario la navegación a través de nuestra página web y la utilización de las diferentes opciones o servicios que ofrecemos, utiliza los siguientes tipos de cookies:

Cookies de análisis: Son aquéllas que bien tratadas por nosotros o por terceros, nos permiten cuantificar el número de usuarios y así realizar la medición y análisis estadístico de la utilización que hacen los usuarios del servicio ofertado. Para ello se analiza su navegación en nuestra página web con el fin de introducir mejoras en el funcionamiento del sitio web y/o mejorar la oferta de productos o servicios que le ofrecemos.

Cookies de análisis: son aquellas que se usan para optimizar el manejo del contenido del sitio web del ITFIP, así como también para mejorar la visualización en los navegadores y para el análisis estadístico.

Cómo deshabilitar el uso de Cookies

El usuario puede en cualquier momento deshabilitar el funcionamiento de las cookies del sitio web y de los sistemas de información y revocar el consentimiento prestado para su utilización mediante la configuración del navegador, pero puede que esto afecte a la capacidad de navegar por la web o de los diferentes sistemas o a la correcta utilización de algunas de las funciones de la web.

Puedes consultar como hacerlo en cada navegador siguiendo los siguientes links:

Si utilizas Chrome, debe ir al sitio de Google para ver cómo se puede deshabilitar las cookies. Esto se puede hacer por medio del link: http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=es&answer=95647

Si utilizas Explorer, entonces el link que hay que visitar es el siguiente: http://windows.microsoft.com/es-es/windows7/how-to-manage-cookies-in-internet-explorer-9

Si utilizas Firefox, entonces desde http://support.mozilla.org/es/kb/habilitar-y-deshabilitar-cookies-que-los-sitios-web

Si utilizas Safari, desde: http://support.apple.com/kb/ph5042

Actualización y cambios en la política de cookies

El ITFIP  se reserva el derecho a introducir modificaciones en esta Política de Cookies, por ello se aconseja a los Usuarios que la visiten periódicamente.

Cuando se produzcan cambios significativos en esta Política de Cookies, se comunicarán a los Usuarios para su aceptación mediante avisos en el Portal o a través de correo electrónico o bien través de cualquier otro procedimiento adecuado según las circunstancias.

Si tiene dudas sobre esta Política de Cookies, puede contactar con nosotros en este correo electrónico: info@itfip.edu.co.

Políticas de uso y publicación de información

en el Portal Web Institucional “www. itfip.edu.co” y en los sistemas de información

Se enuncian en el presente documento los “Términos y Políticas del portal web de la institución www.itfip.edu.co” y en los sistemas de información, esperando que los usuarios de este conozcan cómo funciona, los usos aceptados y los que deben evitar.

Se entenderá que toda persona que utilice el portal web institucional y los sistemas de información conoce y acepta los términos, condiciones y reglamentación vigente sobre el acceso y uso del portal. El desconocimiento de ésta regulación no lo exonera de la responsabilidad a la que haya lugar.

1. De las Pautas Generales

En reconocimiento de la importancia dada a la privacidad de información, esta política de privacidad concierne a todos los servicios y sitios web ofrecidos por la institución, exceptuando los enlaces que lleva a otros sitios externos a la institución.

La administración y publicación de la información del portal web www.itfip.edu.co  es responsabilidad de la persona encargada.

2. De la Publicación de Contenidos

Los contenidos dentro de la Web institucional deben reflejar el respeto por la dignidad e integridad de otras entidades y de las personas en general, evitando transgredir las leyes, normas y buenas costumbres.

Todas las publicaciones que se realicen en el portal web deberán ser autorizadas por Planeación o la Coordinación de Sistemas.

Los contenidos de las publicaciones deberán ser siempre de carácter institucional y de interés para toda la comunidad tanto del ITFIP como el público en general.

Toda publicación debe respetar la normatividad colombiana vigente en materia de derechos de autor, así como las normas internacionales de Copyright, registro de marcas y otras relacionadas.

El contenido del Sitio Web no puede ser de carácter pornográfico, político, militar o subversivo.

El formato y la presentación de la información que se publique deben ser siempre consistente con los colores, las fuentes, tamaños y logos institucionales.

Se podrá publicar documentos en formatos como .doc, xlsx, pdf, gif, .jpg, png. En el caso de documentos o textos extensos y se desplieguen en línea, éstos deben usar el formato .pdf.

Por ningún motivo se podrán publicar ficheros binarios para la descarga directa. Un archivo binario es aquel que contiene información (texto formateado o fotografías, o archivos ejecutables que contienen programas), codificada en binario.

La información publicada debe estar completa, no se debe escribir en un artículo “Sitio en Construcción”.

Los enlaces deben ser claros, reconocibles y sin lugar a ambigüedades.

Se debe cuidar la redacción y ortografía de la información que se publique.

3. De los Servicios

El portal institucional “www.itfip.edu.co”, ofrece diferentes servicios con el fin de informar y mantener al tanto del desarrollo de todas las actividades y obligaciones en el desarrollo del objeto social de la institución, así como compartir e interactuar con la comunidad en general.

3.1. Correo Electrónico

Una cuenta de correo electrónico permite la mensajería entre las personas y las entidades con la institución. La mensajería está asociada a una dirección única o cuenta de usuario de correo electrónico en el ámbito de la institución como en internet.

Para la creación de las cuentas de correo electrónico sigue los siguientes criterios

3.1.1. Nombre de usuario del correo o Nick. La forma común de una cuenta de correo electrónico es:

usuario@itfip.edu.co

El nombre de usuario (usuario) para la cuenta de correo se construye o se forma utilizando los siguientes criterios.

• La primera letra del nombre del estudiante.
• El primer apellido completo.
• Los 2 0 3 últimos dígitos del documento de identidad.
• Los caracteres con tilde son sustituidos por los mismos caracteres pero sin tilde.

3.1.2. Uso correcto del correo electrónico. Los usuarios tendrán las siguientes responsabilidades al momento de hacer correo.

• Los usuarios son responsables de todas las actividades realizadas con las cuentas de correo electrónico proporcionado por la Institución, Sin embargo no podrán ser utilizadas para fines de manejo de datos e información personal.

• Los usuarios deberán tener mucho cuidado con los recursos que integran dicha cuenta y, particularmente con elementos, como la contraseña, que pueden permitir el acceso a la cuenta de correo y  recursos personales que utilicen con ese Nick.

• No están permitidos los mecanismos y sistemas que intenten ocultar la identidad del emisor de correo.

• Está prohibida la suplantación de identidad de otra persona en el envío de mensajes de correo electrónico, actividad tipificada como infracción en la Ley General de Telecomunicaciones.

3.1.3 Copias de seguridad. No se realizan copias de seguridad de los buzones de usuario, siendo responsabilidad de éstos guardar una copia local en caso de almacenar los mensajes en el servidor.

3.1.4 Activación y desactivación de cuentas de correo. El uso inapropiado o el abuso en el servicio de correo electrónico pueden ocasionar la desactivación temporal o permanente de las cuentas. Las acciones en este sentido pueden llevarse a cabo en función de incidencias que puedan suponer un problema para el buen funcionamiento del servicio o para la imagen de la Institución.

La desactivación de la cuenta lleva consigo el borrado de todos los mensajes de correo que estén en ese momento en el servidor y la imposibilidad de recibir nuevos mientras no vuelva a ser activada.

En cualquier caso, la política de activación y desactivación en circunstancias normales será función del tipo de cuenta.

Cuentas del personal Estudiantil: Será activada en el momento en que el estudiante de primer semestre realice la matricula académica, y se mantendrá activa aun cuando sea egresado de la Institución, para garantizar la comunicación, siempre y cuando el estudiante o egresado no haga un uso inadecuado de este.

Cuentas del personal de contrato: será desactivada permanente cuando finalice la relación contractual del usuario con la Institución.

3.1.5 Abuso del correo electrónico. Determinadas prácticas en el uso de la cuenta de correo electrónico están catalogadas como Abuso del Correo Electrónico. Estas actividades están especialmente perseguidas por la comunidad Internet, y suelen ocasionar un grave deterioro de la imagen de la Institución.

Cuando la institución se vea afectada por actividades de este tipo, y sea posible determinar el origen y los responsables, la institución puede decidir bloquear y rechazar todos los mensajes de correo pertenecientes a otra organización.

Los abusos de correo pueden agruparse en las siguientes categorías:

• Difusión de contenido inadecuado. Contenido ilegal por naturaleza (todo el que constituya complicidad con hechos delictivos). Ejemplos: apología del terrorismo, programas piratas, amenazas, estafas, esquemas de enriquecimiento piramidal, virus o código malicioso.

• Difusión masiva no autorizada. El uso de correos propios o ajenos para enviar masivamente mensajes electrónicos no solicitados por el destinatario o por la institución, sean o no publicitarios o de cualquier índole, no están permitido.

3.2 Chat “Ayuda Online”

Este servicio permite en tiempo real una conversación en línea entre el operador del chat y un usuario del portal. La conversación versará generalmente sobre temas  institucionales.

En caso de que en el momento de ingresar al Chat el usuario no encuentra un operario disponible para  que los atienda en línea, él puede escribir un menaje en el chat y el operario después puede entrar y leerlo para posteriormente responderlo vía correo electrónico.

El operador encargado de administrar y responder los mensajes de dicho servicio de la oficina de atención al ciudadano

3.2.1. Uso correcto y Responsabilidades del Chat Ayuda Online. En el uso de este servicio se debe siguientes las siguientes directrices:

• Para acceder al servicio, los usuarios deberán suministrar el nombre, un correo electrónico válido y en lo posible, un número celular de contacto. Esto con el fin de que el operador del chat pueda saber con quién se está comunicando. Información necesaria también, en caso de que haya dejado un mensaje fuera de línea, para que el operador pueda dar respuesta ha dicho mensaje.

• Solo será permitido tratar temas de índole institucional.

• No se permiten expresiones mal intencionadas o groserías, pues ante todo está la educación ética y moral. En caso de que se reporte este tipo de conducta, la persona pierde el uso de este servicio.

• Está prohibida la suplantación de identidad de otra persona en el envío de mensajes, actividad tipificada como infracción en la Ley General de Telecomunicaciones.

3.3. Blog institucional.

Es un sitio web, aparte del portal institucional en el que uno o varios autores publican cronológicamente textos o artículos, apareciendo primero el más reciente, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente y donde suele ser habitual que los propios lectores participen activamente a través de sus comentarios. Este blog sirve para compartir ideas y opiniones con respecto a la institución.

Si algún estudiante o funcionario desea publicar información de temas educativos o referente a la institución deberá comunicarse con la oficina de planeación para que esta autorice a la coordinación de sistemas  la creación de la línea del blog.

3.4. Foro Institucional

Servicio que tiene como propósito dar a conocer las opiniones y comentarios de los diferentes participantes alrededor de temáticas específicas de la institución. Estos foros servirán como insumo y catalizador de las inquietudes sobre las diferentes temáticas de la institución.

Para el uso correcto de foro y de las responsabilidades que ello conlleva se deben seguir los siguientes lineamientos:

• Los usuarios deberán suscribirse a la página institucional, ingresando la información correspondiente, estos datos deberán ser valederos.

• Solo será permitido tratar temas de carácter institucional.

• No se permiten expresiones o temas mal intencionados o groserías, pues ante todo está la educación ética y moral. En caso de que se reporte este tipo de conducta, la persona pierde el uso de este servicio.

• Está prohibida la suplantación de identidad de otra persona en el envío de mensajes, actividad tipificada como infracción en la Ley General de Telecomunicaciones.

3.5 Plataforma RYCA

Este servicio tiene que ver con la posibilidad que da el portal para acceder a la información académica de los estudiantes y para que la oficina de Registro y Control Académico realice gestión sobre la misma.

A la plataforma solamente podrán acceder estudiantes, docentes y administrativo de la institución y estará al servicio en Internet los 7 días de la semana, 24 horas al día.